VANSAN ÇALIŞAN AYDINLATMA METNİ

1. Veri Sorumlusu

Bu aydınlatma metni, veri sorumlusu sıfatıyla hareket eden Vansan Makina San. ve Tic. A.Ş. tarafından kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin detaylı açıklama ve bilgilendirmede bulunmak amacıyla 6698 sayılı KVK Kanununa uygun olarak hazırlanmıştır. Bu kapsamda daha detaylı bilgiye ulaşabilmek için “vansan.com.tr” adresinde yer alan tanıtıcı bilgiler ile kişisel veri saklama/imha politikasını ve VERBİS sisteminde yer alan kayıtları inceleyebilirsiniz.

2. Kişisel Veri İşleme Amaçları

Şirketimizde istihdam edilmeniz sürecinde işlenen “kimlik, iletişim, özlük, hukuki işlem, fiziksel mekan güvenliği, işlem güvenliği, finans, mesleki deneyim, görsel ve işitsel kayıtlar, sendika üyeliği, sağlık bilgileri ile ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleri” kategorilerine ait kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla sınırlı olarak işlenmektedir:
● Çalışma hukuku mevzuatı ve iş akdi hükümleri uyarınca; İşe giriş ve işten ayrılma işlemlerinizin gerçekleştirilmesi, iş sözleşmenizin akdedilmesi, ilgili kamu kurumlarına (SGK, Vergi Dairesi, İşkur, Karakol) bildirimlerin yapılması ve özlük dosyanızın oluşturulabilmesi,
● Sendika mevzuatı uyarınca aidat kesintisinin yapılabilmesi, toplu iş sözleşmesi kapsamında tahakkukların gerçekleştirilebilmesi,
● Fazla mesai ve aylık puantaj verilerine dayanarak bordro işlemlerinin yapılması, vergi indirimleri ve maaş tahakkuku ile maaş ödemelerinin gerçekleştirilebilmesi,
● Seyahat harcırah, avans, masraf ve asgari geçim indirimi ödemelerinin gerçekleştirilebilmesi, teşvik hesaplamalarının yapılabilmesi,
● Tüm izin süreçlerinin planlanması ve yönetilebilmesi,
● Şirkete giriş çıkış kayıtları ile mesaiye devam kontrolünün sağlanabilmesi,
● Şirket içi disiplin süreçlerinin yönetilmesi, bu süreçte tarafınızca paylaşılabilecek verilerin disiplin kurulu tarafından değerlendirilebilmesi,
● Pozisyon değişikliği, terfi ve performans değerlendirme süreçlerinin geliştirilmesi suretiyle çalışan memnuniyetinin arttırılabilmesi,
● Eğitim planlamasının yapılabilmesi, eğitimlerin raporlanabilmesi, eğitim sertifikalarının hazırlanabilmesi, gerçekleşen eğitimlere katılan çalışanların takip edilebilmesi, çalışanların aldıkları eğitimler sonucu gelişim süreçlerinin takip edilebilmesi,
● İletişim kurulabilmesi, oryantasyon yapılabilmesi, kartvizit basılabilmesi ve e-mail imzası oluşturulabilmesi,
● Servis ve seyahat organizasyonunun sağlanabilmesi, araç takip sistemi ile aracın konum ve yakıt bilgilerinin takip edilebilmesi,
● Tamamlayıcı sağlık sigortası, ferdi kaza sigortası ile zorunlu bireysel emeklilik sigortası girişlerinin yapılabilmesi,
● İş sağlığı ve güvenliği mevzuatının tüm ilke ve kurallarına uygun olarak iş kazası, ramak kala, işverene bildirim ve eğitim süreçleri ile işe giriş muayenesi, periyodik muayene, poliklinik muayenesi, meslek hastalığı bildirimi süreçlerinin yürütülebilmesi, bu kapsamda gerekli bilgilerin mevzuat uyarınca ilgili kamu kurumuna (Aile, Çalışma ve Sosyal Hizmetler Bakanlığı) bildirimlerinin yapılabilmesi,
● Çalışanları koruma ve gözetme yükümlülüğünün vazgeçilmez bir gereği olarak, başta salgın hastalıklarla mücadele olmak üzere insan sağlığının korunmasını gerektiren durumlarda sağlık kontrollerinin yapılabilmesi ve bu kapsamda aciliyet arz eden tedbirlerin alınabilmesi,
● Mevzuatta yer alan bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme yükümlülüklerinin gereği gibi ifa edilebilmesi,
● Adli makam kararlarının yerine getirilmesi, yargılamalarda ihtiyaç duyulan bilgi, belge ve delillerin temin edilmesi, adli makamlara sunulabilmesi, icra dosyalarına maaş haczi gibi kesintilerin ödenebilmesi,
● Başta 5651 sayılı yasa ve ISO 27001 standardının gereklilikleri olmak üzere ilgili tüm mevzuatın gerekliliklerini yerine getirebilmek amacıyla log kayıtlarının tutulması, bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, denetimi ve icrası ile yetkili kurum ve kuruluşlara mevzuattan kaynaklı gerekli bilgilerin verilebilmesi,
● Şirketimizce çalışanlarımıza sunulmuş bulunan donanımsal veya yazılımsal tüm bilişim araçlarının envanterinin tutulması ve takip edilebilmesi
● Şirket ortak alanlarında oluşabilecek olumsuzluklar ile ilgili güvenlik kontrolü yapılarak ihlalleri giderebilmek için kamera kayıtlarının tutulabilmesi,
● Yabancı uyruklu çalışanlar için çalışma ve oturma izinlerinin temin edilebilmesi,
● İşten ayrılan çalışanların şirketimizde çalışıp çalışmadığının ve önceki şirketlerde çalışılma durumunun şirketimize iletilmesi amacıyla çalışma belgesi yoluyla belgelenebilmesi,
● Şirket politikaları gereğince görevlendirme süreçlerinin yürütülebilmesi,

3. Kişisel Veri Aktarımı

Kişisel verileriniz, aktarılmasını gerektiren sebeplerle ve aktarımı zorunlu olan kişisel verileriniz ile sınırlı olmak üzere aşağıdaki alıcı grupları ile paylaşılmaktadır:
● Şirketimizin yasalar karşısındaki yükümlülüklerinin ifası amacıyla mevzuat hükümleri izin verdiği ve gerektirdiği ölçüde yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile bu kurumlara ait web portalları,
● İşçilik ödemelerinizin yapılabilmesi için bu konuda çalışılan banka,
● Tasarım merkezi üzerinden alınacak teşvik sürecinin yürütülebilmesi için bu konuda hizmet alınan firma,
● İs sağlığı ve güvenliği süreçlerinin mevzuata uygun şekilde yürütülebilmesi için bu konuda hizmet alınan ortak sağlık güvenlik birimi firması,
● Ulaşım, araç tedariki, kimlik kartı, kartvizit basımı gibi sebeplerle ilgili konuda çalıştığımız firma,
● Seyahat ve konaklama konularında destek olunabilmesi ve organize edilebilmesi için bu konuda hizmet alınan seyahat şirketi, tur ve oteller,
● Tamamlayıcı sağlık sigortası, ferdi kaza sigortası ile zorunlu bireysel emeklilik sigortası girişlerinin yapılabilmesi, ödemelerinin gerçekleştirilebilmesi için bu konuda hizmet alınan emeklilik/sigorta şirketi kuruluşlar,
● Hukuki haklarımızın kullanılabilmesi için avukatlarımız ve adli merciler; Mali süreçlerin yürütülebilmesi için hizmet alınan e-fatura, e-arşiv, vergilendirme hizmeti veren şirket, mali denetim firması ve yeminli mali müşavirlik firması,
● Kayıtların güvenli ve mevzuata uygun olarak iletilebilmesi için teknik altyapı/elektronik sistemlerin kurulması, geliştirilmesi, bakımına yönelik hizmet veren teknik destek firmaları,
● Çalışanlarımıza ilişkin tüm işlemler topluluk şirketlerimizin ortak departmanları tarafından yerine getirilmekte olduğundan, topluluk şirketlerimizin bu konuda yetki ve görev verilmiş personeli.

4. Kişisel Veri Toplama Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz, fiziksel ve elektronik ortamda beyan ve teslim ettiğiniz, bilgi girişi gerçekleştirdiğiniz verilerin şirket fiziksel ortamları ile şirket bilişim sistemlerine kaydedilmesi suretiyle ve kamera ile log kayıt cihazları yoluyla otomatik sistemler üzerinden toplanmakta olup 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunun 5/2 a, c, ç, d, e, f bentlerinde belirtilen “kanunlarda açıkça öngörülmesi, bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması, ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması, bir hakkın tesisi kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması ve ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması; işlenmesi zorunlu olan sağlık ve sendika üyeliği kategorisine ait kişisel verileriniz ise 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunun 6/3 d ve f bentlerinde belirtilen “bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması” ve “istihdam, iş sağlığı ve güvenliği, sosyal güvenlik, sosyal hizmetler ve sosyal yardım alanlarındaki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için zorunlu olması” hukuki sebeplerine bağlı olarak işlenmektedir.

Kişisel Verilerin Korunması Kanunun 5/1 hükmü uyarınca “AÇIK RIZA” kapsamında işlenecek kişisel veriler ise; Şirket içi organizasyon ve sosyal etkinlikler ile reklam, sponsorluk, tanıtım, sosyal sorumluluk vb. projelerin gerçekleştirilebilmesi, bu etkinlikler kapsamında resim, video, görüşme, röportaj, fotoğraf çekimi vb. tanıtım materyallerinin oluşturulabilmesi ve bu materyallerin şirketimizin kurumsal internet sayfası ile kurumsal sosyal medya hesaplarından yayınlanarak sosyal etkinliklere ilişkin paylaşımlar yapılabilmesi amacıyla işlenmekte; Bu etkinliklerin yayınlanması, ilanı, kamuoyuna duyurulması için şirketimizin kurumsal internet sayfası ile kurumsal sosyal medya hesapları üzerinden tüm kamuoyu ile, bu konuda çalışılan reklam ve halkla ilişkiler ajansları, basın kuruluşları, sosyal medya destek hizmeti veren danışmanlık ajansı ile paylaşılmaktadır.

İşe alım sürecinde; Şirket politikaları gereğince görevlendirme süreçlerinin yürütülebilmesi amacıyla Ceza Mahkumiyeti ve Güvenlik Tedbirleri kategorisinde yer alan adli sicil kaydı işlenmektedir.

5. İlgili Kişi (Veri sahiplerinin) Hakları

Bu konudaki ayrıntılı açıklama “vansan.com.tr” adresinde yer almakla birlikte, kanunun ilgili kişinin haklarını düzenleyen 11. maddesi kapsamındaki taleplerinizi “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğe” göre şirket merkez adresimiz olan “Çınarlı Mh. Ankara Asf. No:15 K.42 İç Kapı No: 421 D. 17 Konak, İZMİR” adresine yazılı olarak veya “[email protected]” kayıtlı elektronik posta (KEP) adresine iletebilirsiniz.

Kişisel verilerimin işlenmesi ile ilgili tüm detayların anlatıldığı toplam 3 sayfa ve 5 madde olarak tarafıma bildirilmiş bulunan bu aydınlatma metnini özgür iradem ile, anlam ve sonuçlarını kavrayacak şekilde okuyup anladığımı ve bu konuda tarafıma gerekli tüm bilgilendirmenin yapılmış olduğunu beyan ederim.